Geçmişte endüstriyel mal üretiminin yoğun olarak yaşandığı Sanayi Devri’nin ardından gelen Bilgi Teknolojileri Çağı ile bilgi ve hizmet üretimi egemen hale gelmiştir. Bilgi Çağı’nın getirdiği en büyük gelişmelerden biri de insan kaynakları profilinde ortaya çıkan değişikliktir.
Bilgi toplumdaki birey düşünen, öne çıkan, organize eden, tasarlayan, yöneten ve sonuçlandırandır. İnsan kaynaklarının yapısı işletmede yer alan diğer üretim faktörlerinden ayrılır. İş görenin kendisinden beklenilen performansı gösterebilmesi için görevlerine yönelik ayrıntılı bilgilerin özenli bir şekilde toplanmış olması gerekir.
Bu bilgiler aynı zamanda depolanmalı, gerektiği vakit de çeşitli işlemlerin ardından karar verme süreçlerinde yol gösterici olmalıdır. Dijitalleşme her alanda kendini hissettirirken ticari faaliyetlerini yürüten firmaların insan kaynakları departmanları için de yenilikleri beraberinde getirmektedir.
Zamanın daha verimli kullanılmasına olanak tanıyan dijital uygulamalar sayesinde daha hızlı ve pratik olunabilirken çok sayıda veriden kısa sürede analitik sonuçlar elde edilebilmektedir. Hata payanın en aza indiği bu çalışmalar sırasında ise her departmana uygun bir yazılım programı, yeni uygulama modelleri sayesinde küresel ortamda firmaların rekabet şartlarına uyum sağlaması da kolay hale gelmektedir.
HRIS-İK Nedir?
İnsan kaynakları olarak da bilinen İK firmaların departmanlarından biridir. Bu departmanda görülen iş ve işlemlerin tutulan kayıtları ise insan kaynakları bilgi sisteminde yer alır. Günümüzde bilgisayarların sağladığı kolaylıklardan biri olan bu sistemler sayesinde çok sayıda veri bir arada depolanabilir, işlenebilir ve analiz edilerek anlamlı sonuçlar çıkarılabilir.
Geçmişte fiziki olarak yapılan çok sayıda işlem günümüzde dijitalleşmenin sağladığı olanaklar sebebi ile kısa sürede zaman ve mekan kavramından bağımsız olarak kesintisiz biçimde yerine getirilmektedir. Bunlardan biri de insan kaynakları yönetim sistemi olarak da adlandırılan HIRS-İK’dır. Bu çalışma sırasında çalışan verileri tek bir kaynakta toplanır, depolanır, bir araya getirilerek işlenip analiz edilebilir.
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi
İnsan kaynakları bilgi sistemi bilgisayar teknolojilerinin gelişmesinin insanlara sunduğu kolaylıklardan biridir. Bilgisayar teknolojilerinin maliyetindeki düşüşler ağ bağlantılarının etkin ve verimli bir biçimde kullanılmasını sağlamıştır. Dünya genelinde çalışanlara daha fazla önem verilmesi, yasal zorunluluklarda görülen artışlar insan kaynakları bilgi sistemlerinin gelişmesinde önemli faktörler arasında yer almaktadır.
İşletme, insan kaynakları ile ilgili enformasyonun elde edilmesinde, bu bilgilerin muhafaza edilmesi, işlenmesi, analiz edilmesi, düzeltilmesi ya da dağıtılması gerekli olduğunda bilgi sistemlerine ihtiyaç duyar. Günümüzün değişen teknolojik şartlarında bulut tabanlı bu sistemler firmaların işlerini kolaylaştırmakta ve maliyet avantajı başta olmak üzere çok sayıda yararı işletmenin emrine sunmaktadır.
Günümüzde insan kaynakları bilgi sistemleri işletme anlayışı içinde çeşitli konuları kapsar. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
- Personel tedariki ve seçimi,
- Çalışan istihdamı,
- Çalışanların görev belirlemesi,
- Personel performansının değerlendirilmesi,
- Ücretlerinin analizi,
- Çalışanların yetiştirilmesi ve geliştirme süreçleri.
HRIS Uygulamaları
HRIS uygulamaları kapsamında çalışanın tedariki ve seçimi için verilerden yararlanılır. Çalışan istihdam edileceği zaman sistemde yer alan verilerin analiz edilmesi sonucunda şirket ile uyumlu çalışan tedariki ve istihdamı sağlanabilir.
Çalışanlara görev tespiti yapılacağı zaman da bu yazılımlara işlenmiş olan verilerden anlamlı sonuçlar elde edilmesi, verilerin analiz edilerek şirket menfaatleri ile uyumlu ve çalışan yararına olabilecek görev dağılımlarının yapılması kolaylaşır. Bu sayede çalışan için de kendi özellikleri ile uyumlu bir görev dağılımı sağlanmış olur.
Şirket ve çalışan arasındaki aidiyet duygusunda artış yaşanmasına yardımcı olabilecek bu yaklaşım aynı zamanda karşılıklı memnuniyetin de tesisine yarar. İşe alımlarda ve işe yerleştirme süreçlerinde HRIS insan kaynakları bilgi yönetim sistemlerinin firmaya sağlayacağı avantajlar sayesinde her alanda tasarruf elde edilir. Çalışan hedeflerinin belirlenmesi, performanslarının değerlendirilmesi, bu verilerin depolanması, raporlanması sistem sayesinde hızlı ve kolay bir biçimde yapılabilir.
Eğitim ve geliştirme yönetimi ile çalışanların ihtiyaç duyabileceği gelişme kendilerine sağlanabilir. Çalışanların eğitilmesi sayesinde iş verimlerinde artış yakalanırken şirkete aidiyet duygularının artmasına da yardımcı olunur.
Çalışanların kendilerini geliştirmesi firmaya katma değer olarak geri dönerken yapılan işin kalitesinde doğrudan artışa yol açar. Sistem, çalışan ücretleri belirlenirken, ödemeler sırasında, hesaplamalar yapılırken de firma için kolaylıklar yaratır. Analitik raporlama özelliği sistemin avantajlarından yalnızca biridir.
İnsan Kaynakları Bilgi Yönetim Sistemi
İnsan kaynakları bilgi yönetim sistemi şirketlerin tercih ettiği ve bu sayede iş verimlerinde artış yakalayabildikleri sistemleri içerir. Günümüzde firmalar verim artışına ihtiyaç duyduklarında çeşitli yenilikleri bünyelerine entegre etmek zorunda kalmaktadır. İK yönetim sistemi bulut yazılımlar sayesinde dijital dönüşüme entegre olabilen firmalar iş süreçlerini iyileştirmek sureti ile daha verimli olurken geniş pazarlarda rekabet ortamına uyum sağlayabilmektedir.
Bu tür yazılımların en önemli özelliklerinden biri de özelleştirilebilir olmalarıdır. Şirket politikaları ile kolay uyum sağlayabilmeleri sayesinde firma açısından maliyet avantajını da sunan bu yazılımlar tüm çalışanların süreçte yer almasına da olanak tanımaktadır.
HRIS Ne İşe Yarar?
Şirketler insan kaynakları departmanları aracılığı ile çalışanları ile bağ kurar. Bu departmanda işleyiş sırasında çok sayıda veri bulunur ve bu verilerin anlamlı bir biçimde bir araya getirilerek analitik sonuçlar çıkarılması şirketin işleyişi için önemlidir. İnsan kaynaklarının yönetilmesi sırasında gerçek zamanlı verilere ihtiyaç duyulur.
Söze konu sistemlerden yararlanıldığında İK çalışanlarının, yönetici ve uzmanların verilere ulaşması zamandan bağımsız bir biçimde sistem üzerinden kesintisiz olarak sağlanabilir. İhtiyaç duyulan verilere her an ve kısa sürede ulaşılabilmesi ise iş akışlarında kolaylık sağlarken zamandan tasarruf yaratılır. İK süreçleri modernize edildiğinde ve sisteme entegrasyon sağlandığında tekrarlayan görevler otomatik hale gelir.
İK ekibi tarafından harcanacak olan zaman geri kazanılırken iş yükü hafifler. Saklanması gereken çok sayıda verinin kaydedildiği dosyaların dijital ortama taşınması şirkete maliyet avantajı yaratır. Dosyaların muhafazası için gerekli olan fiziki alanlara da gerek kalmazken tüm veriler yazılım programları içinde depolanabilir.
Sistem sayesinde çalışanlar hakkında elde edilecek bilgiler sayesinde şirket kültürünün oluşmasına katkı sağlanır. Çalışanların şirket ile bağ kurmaları, şirketin çalışanlarının ihtiyaç ve gereksinimlerini daha iyi tespit etmesi de bu verilerden yararlanılmak sureti ile kolaylaşır. Çalışan memnuniyetinin artması şirkete aidiyet duygusunun çoğalmasına yol açarken firma ile çalışanlar arasında güçlü bir bağ tesis edilmesine de yarar.
Bu sayede firma çalışan memnuniyetini artırma konusunda da doğru stratejiler belirleyebilir. Kişisel verilerin de sistem sayesinde güvenceye alınabilmesi kolaylaşır. İK departmanlarında çalışan verileri tutulur. Bu veriler; kimlik, banka, adres, hesap, iletişim bilgileri gibi çok sayıda ayrıntıdan oluşur.
Verilerin güvenilir ortamlarda saklanması gerekirken kaybolmadan uzun süre muhafaza edilebilmesi şirket açısından önemlidir. Klasik yöntemler kullanıldığında hata oranı yükselebilirken kaybolma, zarar görme gibi riskler de daima mevcuttur. HRIS bulut yazılımlar sayesinde veriler güvenilir ortamlarda saklanabilir.
Verilerin zarar görme ve kaybolma riski bu yazılımlar sayesinde engellenirken yetkisi olmayan kişilerin bu verilere ulaşmasının da önüne geçilmiş olur. HRIS bulut yazılımlar sayesinde kullanıcı erişilebilirliği üst düzeydedir. Yedekleme, güvenliğin tesisi, uyumun sağlanması da bu yazılım programları sayesindedir.
Verilerin ölçümlenebilir olması ve bu verilerden anlamlı sonuçlar elde edilebilmesi sayesinde İK departmanının işi kolaylaşmaktadır. Verilerden elde edilecek sonuçlardan biri de çalışanların şirketle olan bağlarının nasıl kuvvetlendirilebileceğidir.
Çalışanların ücret yönetimi yapılacağı zaman da bu verilerden yararlanılır. Çalışan performansının düzeyi tespit edileceği zaman, yetenek yönetimi yapılması gerekli olduğunda sistemden elde edilecek raporlar sayesinde veriler anlamlandırılabilir. Çalışanların devamsızlıkları, izinleri kaydedileceği zaman ya da bunlarla ilgili çizelgelere ihtiyaç duyulduğunda bu sistemler şirket için zamandan tasarruf sağlar.
Özelleştirilmiş raporlama yeteneği ile de sistemin firmaya sunduğu kolaylıklardan söz edilmesi gerekir. Bu yazılımlar insan kaynakları yönetim işlemleri için otomasyonun sağlanmasında etkili birer araçtır. Yazılımlar sayesinde işlemler otomatik olarak yapılabilir hale gelir.
Veriler hızla depolanabilir, işlenebilir, dağıtımı sırasında sorun yaşanmaz ve bu verilerden elde edilecek analiz sonuçları şirketin kendisini geliştirmesine katkı sunar. Çalışanların koşullarının iyileştirilmesi, iş ortamında ihtiyaç duyulan yeniliklerin uygulanabilir hale gelmesi yazılımlar sayesinde mümkün olmaktadır. Zamandan kazanmak, maliyet tasarrufu elde etmek yazılımlar aracılığı ile sağlanır.
Personel yönetimi kolaylaştırılacağı zaman, personel dosyaları işlenmesi gerekli ise, çalışan kişisel bilgilerinin güncellenebilmesi için HRIS yazılımları kolaylık sağlar. Firmaların dijital dünyaya uyum sağlayabilmesi ve küresel pazarlarda rahatça ticari faaliyetlerini sürdürmesi dijitalleşme ile mümkün olurken HRIS yazılımları işletmelere bu imkanı sunmaktadır.
HIRS ile insan kaynakları yönetimi sırasında ortaya çıkan tüm ihtiyaçlara otomatik çözümler atanabilir. Bu sayede işletmelerin daha verimli çalışması kolaylaşır ve maliyet avantajı da buna eklenir. Daha fazla işlemin daha kısa sürede yapılabilir hale gelmesi de sistemin önemli bir özelliğidir.