“Kamu sektöründe karmaşık ilerleyen IK süreçleri tek bir sistem üzerinden yürütülebilir mi?” fikri ile başlayan Oracle Kamu macerasında ikinci kamu şirketine çözümümüzü implemente etmiş bulunuyoruz. Kamu sektöründe manuel işlerin çokluğunun yanı sıra evrak yoğunluğunun da fazla olduğu bu kurumlarda bazı süreçlerin dijitalleştirilememesi, dijital sistemlerin de geliştirilememesi birden fazla program kullanımına yol açarak karmaşıklığa sebep olmaktadır.
Örneğin; yeni işe başlayan bir çalışanın kimlik/adres bilgileri Mernis sisteminden alınarak mevcut IK programına bu bilgilerin girişi yapılıyor. Kişilerin özlük, askerlik, eğitim gibi özel bilgileri ve görevlendirme, atama, terfi gibi görev bilgileri mevcut IK sistemine tanımlanıyor. Ayrıca aynı bilgiler tüm kamu çalışanlarının bilgilerinin depolandığı SGK HİTAP sistemine de tanımlanıyor.
Benzer şekilde izin bilgileri hem mevcut IK sisteminde hem de Belgenet sisteminde oluşturuluyor. Çok programlı bu yapının kullanım zorluğunun yanı sıra mevcut uygulamalar kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayacak kadar esnek ve gelişmiş değillerdir.
Bu karmaşık yapıyı tek bir çatı altında toplamak için kamudaki IK süreçlerinde her biri farklı amaçlarla kullanılan tüm programları Oracle’a entegre ederek; Oracle sisteminde multifonksiyonel bir yapı kurduk. Bu yapı ile IK personelinin tek bir uygulama üzerinden tüm süreçleri yönetebilmesini sağlıyoruz.
Oracle IK kamu çözümü ile neler yapıyoruz?
- MERNİS Entegrasyonu ileişe alınacak çalışanların kimlik ve adres bilgilerinin otomatik olarak Oracle sistemine tanımlanıyor, güncellenen kimlik ve adres verilerinin düzenli olarak Mernis sisteminden alınarak kişi bilgilerinin güncelliği sağlanıyor.
- Yeni tasarlanan Terfi Süreci ile terfi tipine göre memurların hizmet yılı/okul/ceza/askerlik/izin bilgileri dikkate alınarak hakettikleri derece/kademe/ek gösterge bilgileri tek bir ekran üzerinden hesaplanıyor ve hesaplanan verilerin yine otomatik olarak tüm çalışanlara atanması sağlanıyor.
- HİTAP Entegrasyonu ile kişilerin görev, atama, terfi, askerlik gibi bilgileri otomatik olarak Sosyal Güvenlik Kurumu’na gönderiliyor. Ayrıca kamu kurumları arasında iş değişikliği yapan çalışanların eski kamu verilerinin Oracle sistemine aktarılması sağlanıyor. Bu sayede çalışanların tüm kamu kuruluşlarındaki çalışmalarını kapsayan hizmet cetveli tek sistem üzerinde tutuluyor/raporlanabiliyor.
- Belgenet Entegrasyonu ile çalışanların Oracle IK sisteminde oluşturdukları izinlerin Belgenet sistemine gönderilerek yanıtlanması ve yanıtın yeniden Oracle sistemine aktarılması sağlanıyor.
- Memurların kağıt üzerinde yürütülen Performans Değerlendirme Süreci için hedef belirleme, form oluşturma, yöneticiye atama ve yönetici değerlendirmesi adımlarından oluşan bir yapı kurularak dijitalleştirilmesi sağlanıyor. Gerekli görüldüğü durumlarda performans notları sisteme toplu olarak aktarılabiliyor.
- Ücret Yönetimi çözümümüzle kişilerin temel ücretlerine ek olarak; başarı/ kıdem/yabancı dil ücretlerinin otomatik olarak hesaplanıp nihai sözleşme ücretlerinin belirlenmesi, bu hesaplamanın 7 farklı bölgeye göre yapılması sağlanıyor. Bu hesaplamada yabancı dil/hizmet yılı/öğrenim durumu/ünvan bilgileri dikkate alınıyor. Ayrıca geriye dönük temel ücret değişimleri ya da kıdem ücretini değiştirecek faktörler için geçmişe dönük ücret hesaplamaları yeniden yapılandırılıyor.
- Kamu’da sıklıkla karşılaşılan organizasyon yapılandırmaları sonucu çalışanların kapanan organizasyondan yeni organizasyona naklinin yapılabilmesi için Toplu Görev Güncelleme ekranları tasarlanmıştır. Bu yapı Toplu İşten Çıkış-İşe Alım süreçlerinde de kullanılabiliyor.
- Bordro Çözümü ile çalışan bordrosu Oracle sistemi üzerinden hesaplanıyor ve kişiler bordrolarını istedikleri zaman E-Bordro sistemi ile görüntüleyebiliyor.
- Toplu Aktarım Ekranı ile IK süreçlerine ait veriler kullanıcılar tarafından toplu halde sisteme aktarılabiliyor.
- Ön Talep Çözümü ile işçilerin üst derece atama, ünvan değişikliği, kadro talebi ve naklen tayin talebi gibi manuel ilerleyen süreçler dijitalleştirilerek sistemsel onaylara tabi tutuluyor. Onay sonrası yapılacak değişiklikler tek bir ekran üzerinden çalışanlara yansıtılıyor.
- Ayrı bir uygulamada takip edilen özlük, görev, sertifika, sendika, izin gibi Taşeron Süreçleri de Oracle sistemine entegre ediliyor.
Oracle’ın sunduğu esnek yapı sayesinde kamu kurumlarının da özel ihtiyaçlarına cevap verebildiğini ve kamu kurumlarının bu uygulamalara adapte olabildiğini görüyoruz. Tek bir sistem üzerinden süreçlerin yönetilebiliyor olması ekipler arasındaki iş bütünlüğünü sağlamakta, zaman alan işler IK çözümü ile daha hızlı ve kolay şekilde yapılabilmektedir.