Aras Kargo ile Başarı Öyküsü

Aras Kargo’da hedef sıfır hata

Aras Kargo, evrensel posta kanununun yürürlüğe girmesiyle birlikte, irsaliyelerin detayları ve raporlamaları için gerekli detay bilgiye kaynağında ulaşmayı, gerek pazar gerekse piyasa analizlerinde kullanmak üzere metrik bilgilere sağlıklı bir şekilde erişmeyi hedefledi. Kuruluş, bu doğrultudaki ihtiyaçlarını karşılayabilmek için Oracle Financials Accounting Hub (FAH) modülünü satın almaya ve bu modül teknik olarak Oracle E-Business Suite ERP platformunun R12 versiyonunda çalıştığı için öncelikle versiyon güncellemesini gerçekleştirmeye karar verdi. Bu iki adımlı projeyi başarıyla tamamlayan Aras Kargo, önümüzdeki dönemde ise “sıfır” hata hedefine doğru ulaşmayı sağlayacak yeni projeleri hayata geçirmeyi planlıyor.

2009 yılında geçmiş olduğumuz Oracle EBS uygulamasını 2016 yılında R12’ye geçirerek, ERP teknolojik altyapısını daha da güçlendirmiş olduk. Bu proje hayata geçerken her şeyden önce iş yapış biçimlerimizi gözden geçirme

fırsatı bulduk. Bazı fonksiyonel süreçlerde Oracle’ın yapısına döndük ve buralarda şirkete gerek zaman tasarrufu gerekse maliyet açısından oldukça fazla katma değerler yarattık, kişiselleştirmeleri azalttık. Süreçlerde standartlara uyulması için bir takım kurallar koyduk. Değişimlere ayak uyduran, sürekli iyileştirmeyi hedef edinmiş bir takımız. Bu yeni sistem ile hızlı çözümler ve raporlamalar üretmeyi hedefliyoruz. Daha şimdiden meyvelerini toplamaya başladığımızı söyleyebiliriz.

Sayın Nazlı ve Sun, Experteam ekibi ve Oracle teknolojileri ile gerçekleştirdiğiniz başarı hikayesine geçmeden önce, sizlerden Aras Kargo ve faaliyetleri hakkında kısa bir bilgi alabilir miyiz?

TEMEL NAZLI (Vergi ve Muhasebe Müdürü – Aras Kargo): Temelleri 1979 yılında Celal Aras tarafından atılan Aras Kargo’da, bugün Yönetim Kurulu Başkanı ve CEO’muz Evrim Aras liderliğinde; 13 Bölge Müdürlüğü, 28 Transfer Merkezi, 825 şube, 3.320 araçlık lo ve 12 bin çalışanımızla Türkiye’de sektörüne yön veren en büyük kargo şirketlerinden biri konumundayız.

Günlük 450 bini aşan gönderiyi, aylık olarak ise 5.4 milyon koli ve 3.1 milyon dosyayı Türkiye’nin bir noktasından diğerine taşıyoruz. Yurtdışında da 5 kıtada 227 ülkeye, dünya çapında kendisini kanıtlamış çözüm ortaklarımızla teslimat yapıyoruz.

Çok ciddi bir hacim söz konusu olduğu açıkça anlaşılıyor. Böyle bir yapıyı yönetebilmek için nasıl bir BT altyapısı oluşturuldu?

MERT SUN (Yazılım Geliştirme Müdürü – Aras Kargo): Bu büyüklükte bir organizasyon ve operasyonun elbette hatasız bir şekilde yürütülmesi ve yönetilmesi önemli. Tüm birimler arasında mükemmel koordinasyonu sağlamak da hiç kuşkusuz, iyi bir bilgi teknolojileri alt yapısı gerektiriyor. Bilgi Teknolojisi departmanımız sistem network, yazılım geliştirme, bilgi yönetimi ve talep yönetimi departmanlarından oluşuyor. BT’nin bizim için öneminden hareketle, sadece genel müdürlük binamızda değil, bölge ve transfer merkezlerinde de çalışanlarımıza destek veren bilgi işlem yöneticisi arkadaşlarımız görev alıyor. Şirkette kullanmakta olduğumuz sistemlerimiz ağırlıklı olarak departmanımızdaki ekiplerimiz tarafından geliştiriliyor. Türkiye’nin dört bir yanına dağılmış binin üzerindeki noktada merkezi olarak yönetilen bir ağ yapımız var. Sistemlerimizde 100’ün üzerinde sunucu, 4.000’den fazla o s kullanıcısı, 4 bin 500’ün üzerinde mobil kullanıcı, 1000’den fazla barkod okuyucu, 1000’in üzerinde barkod yazıcı, 1.500’ün üzerinde de yazıcı bulunuyor. Sistemlerimiz, genel müdürlük, bölge, şube ve transfer merkezlerimizde kullanılıyor. Ana kargoculuk faaliyetlerimiz ESAS isimli ana otomasyon sistemimiz ile gerçekleştiriliyor. Ek olarak, fatura kesme, tahsilat işlemleri, banka işlemleri gibi ön muhasebe fonksiyonlarımız da otomasyon sistemimizde yapılıyor. GIS Harita sistemi, CRM, Business Intelligence uygulamaları, Oracle EBS, mobil uygulamalar gibi çeşitli uygulamalarla otomasyon sistemimiz entegre şekilde kullanılıyor.

TEMEL NAZLI: Türkiye’nin öncü kargo şirketi olarak önümüzdeki dönemlerde yeni teknolojileri iş süreçlerimize dahil etmeyi hede iyoruz. Teknoloji ve verimlilik odağımızda dağıtım kanallarımızı optimize ediyoruz. Araçlarımızı yeniliyoruz. El terminalleri, yazılım, konveyör sistemler gibi teknolojik yatırımlara öncelik veriyoruz. Bu yeni uygulamalar ile verileri daha hızlı kayıt altına alarak zaman konusunda verimliliğimizi artırmayı, teknoloji ve insan gücünü entegre ederek yenilikçi iş modelleri ile tüm paydaşlara sürdürebilir fayda sağlamayı amaç edindik.

Oracle teknolojileri bu altyapı üzerinde nasıl konumlanıyor?
MERT SUN: Uygulamalarımızda ağırlıklı olarak Oracle Veritabanı kullanıyoruz. Otomasyon sistemimizin kullandığı Oracle Veritabanı, 8 terabayt büyüklükte. Sistemlerimiz üzerinde, günde yaklaşık oluşan 450 bin gönderiye ait yılda 2 milyar civarında kargo hareketi kaydı oluşuyor. Ek olarak bu gönderilerle ilgili irsaliye, fatura, tahsilat, banka işlemleri kayıtları da işletilmekte. Şirketimizde Oracle E-business Suite (EBS) uygulaması kullanıyoruz. EBS ile borçlar muhasebesi, bütçe, satın alma, stok ve nansal raporlama işlemlerimiz yönetiliyor. Bunun dışında Oracle EBS uygulamamız farklı sistemler ile de entegre olarak çalışıyor. Bu sistemlerde oluşan veriler nansal raporlama ihtiyaçlarını karşılamak üzerine yapılan çeşitli entegrasyon modelleri ile EBS üzerinde toplanıyor. Otomasyon sistemimizden her ay EBS’ye 2 milyon civarında fatura ve bu faturaların detayı olarak yaklaşık 8 milyon gönderi kaydı aktarılıyor.

Proje öncesinde ihtiyaçlarınız neydi? Hangi konularda çözüm arıyordunuz?
TEMEL NAZLI: Aras Kargo’nun, Türkiye’nin bir köşesinden diğerine yüzbinlerce kargo taşıdığı düşünüldüğünde, bu organizasyon yapısının eksiksiz, tüm birimlerin koordinasyon içinde ve mükemmel çalışması ve bu durumun sürdürülebilirliğinin sağlanması çok önemli. Dolayısıyla Aras Kargo’nun gündeminde her daim, müşteriye ve operasyonel mükemmelliğe odaklanan projeler mevcut. Evrensel posta kanununun yürürlüğe girmesiyle birlikte, irsaliyelerin detayları ve raporlamaları için gerekli detay bilgiye kaynağında ulaşmak, bununla birlikte gerek pazar gerekse piyasa analizlerinde kullanmak üzere metrik bilgilere ulaşma ihtiyacımız vardı. Bu ihtiyaçları karşılayabilmek için Oracle’ın FAH modülünü satın almaya karar verdik. Bu modül teknik olarak R12 versiyonunda çalıştığı için de, öncelikle R12 versiyonuna geçtik.

Projeye başlama ve yürütme süreciniz hakkında bilgi verir misiniz?
TEMEL NAZLI: Bu projeyi, halihazırda Oracle danışmanımız olarak hizmet veren ve Aras Kargo’nun tüm çalışma detaylarına hakim olan Experteam ile devreye almaya karar verdik. Experteam’in sistem deneyimleri ve karşılaşılabilecek sorunları çözme yeteneklerine güveniyoruz. Bu kapsamda onların danışmanlığında bir zaman ve uygulama planı hazırladık. Etki Analizleri, Güncelleme ve Testler, Kullanıcı Kabul Testleri, PreProd Sisteminin Kullanılır Hale Getirilmesi, PreProd Testleri, Canlı Ortama Geçiş ve FAH Geçiş adımları ile yaklaşık iki senelik bir çalışmanın sonucunda, projeyi uygulamaya aldık.

Proje sonrasında ne gibi faydalar elde ettiniz?
TEMEL NAZLI / MERT SUN: 2009 yılında geçmiş olduğumuz Oracle EBS uygulamasını 2016 yılında R12’ye geçirerek, ERP teknolojik altyapısını daha da güçlendirmiş olduk.

Bu proje hayata geçerken her şeyden önce iş yapış biçimlerimizi gözden geçirme fırsatı bulduk. Bazı fonksiyonel süreçlerde Oracle’ın yapısına döndük ve buralarda şirkete gerek zaman tasarrufu gerekse maliyet açısından oldukça fazla katma değerler yarattık, kişiselleştirmeleri azalttık. Süreçlerde standartlara uyulması için bir takım kurallar koyduk. Değişimlere ayak uyduran, sürekli iyileştirmeyi hedef edinmiş bir takımız. Bu yeni sistem ile hızlı çözümler ve raporlamalar üretmeyi hedefliyoruz. Daha şimdiden meyvelerini toplamaya başladığımızı söyleyebiliriz. Muhasebesel açıdan; tedarikçi ödemelerinin merkezi yönetimi ve irsaliyelerin metrik detaylarına ulaşabilmek buna örnek verilebilir. Oracle EBS uygulamamız farklı sistemler ile de entegre olarak çalışıyor. Farklı sistemlerden oluşan veriler nansal raporlama ihtiyaçlarını karşılamak üzere farklı entegrasyon modelleri ile Oracle EBS’de toplanıyor. R12 geçişiyle birlikte kullanmaya başladığımız FAH uygulaması, diğer sistemlerden oluşan verilerin EBS sistemine aktarımında zaman ve raporlama adına oldukça fayda sağladı. FAH üzerinden GL aktarım modelleri kolaylıkla ayarlanabiliyor. Genel Muhasebeye aktarılan özet verinin detaylandırılması sağlanabiliyor. Posta kanunu kapsamında, gelirlerimizi yeni kullanmaya başladığımız FAH sistemi ile detaylı raporlama imkanına sahip olduk. R12 versiyon geçişi ile ilgili ek geliştirme, entegrasyon çalışmaları ve Oracle e-iş uygulamaları ile raporlama altyapısında revizyonlar gerçekleştirildi. Bazı ek geliştirmelerimiz yerine R12 sürümü ile birlikte gelen yeni standart fonksiyonları kullanmaya başladık. Standart fonksiyonların ihtiyaçlarımızı daha iyi karşılayabilmesinden ötürü kişiselleştirmelerimizin sayısı azaldı. Ayrıca, destek süresi Oracle tarafından nihayetlendirilen eski sürüm yerine Oracle’dan destek almaya devam edebildiğimiz yeni sürümü kullanmaya başladık.

Etki analizleri üzerinde çalışırken, bazı süreçlerimizin ARAS Kargo’ya zaman kaybettirdiğini saptadık ve bunları da projelendirdik. Amaç ilgili proje bittikten sonra bu yeni projeleri gündeme alıp kazanımlar sağlamaktı. Bunlardan biri de “Ödemelerin Merkezileştirilmesi” Projesi idi. FAH projemizin bitiminden hemen sonra gündemimize aldık ve kısa bir sürede tamamladık. Bu projenin tamamlanması ile birlikte 13 bölgemizde her bir bölgemiz için 0,2 adam tasarrufu sağladık. Farklı projelerimizi de gündeme almak amacımız.

KULLANILAN ORACLE TEKNOLOJİLERİ
+ Oracle E-Business Suite R12
+ Oracle Financials Accounting Hub (FAH)

R12 geçişiyle birlikte kullanmaya başladığımız FAH uygulaması, diğer sistemlerden oluşan verilerin EBS sistemine aktarımında zaman ve raporlama adına oldukça fayda sağladı. FAH üzerinden GL aktarım modelleri kolaylıkla ayarlanabiliyor. Genel Muhasebeye aktarılan özet verinin detaylandırılması sağlanabiliyor. Posta kanunu kapsamında yeni kullanmaya başladığımız FAH sistemi ile gelirlerimizi detaylı raporlama imkanına sahip olduk.

TEMEL NAZLI Vergi ve Muhasebe Müdürü – Aras Kargo
MERT SUN Yazılım Geliştirme Müdürü – ArasKargo

Bu projeden hareketle, önümüzdeki dönemde başka hangi projeleri devreye almayı planlıyorsunuz?
TEMEL NAZLI: Maksimum performans ve verimi elde edebilmek adına proje geçişi sonrasında raporların geliştirmesine yönelik çalışmaları başlattık. Diğer yandan önümüzdeki iki yıl içinde iş yapış biçimlerimizi değiştirmeyi, sistem yoğun modüller kullanmayı istiyoruz. Çalışanların masraflarının takip edildiği expense modülünün devreye alınması, IFRS kapsamında mali kayıtlarımızın ikinci bir defter olarak tutulabilmesi ve raporlanabilmesinin sağlanması gibi çalışmalar bunlar arasında yer alıyor. Devreye almayı planladığımız önemli bir proje de, satın alma ve ödeme yapısını kuracağımız P2P projesi olacak. Bu modüller ile “sıfır” hata üreten yapılar kurmayı hedefliyoruz.

Bu noktada Experteam tarafına da soru yöneltmek istiyoruz. Sayın Kalay, Oracle EBS projelerindeki deneyiminiz malum, Aras Kargo’da elde edilen başarıyı nelere bağlıyorsunuz?
ÖZGÜR M. KALAY (Müşteri Yönetimi Müdürü – Experteam): Aras Kargo, mevcut ERP altyapısını Oracle EBS R11’den R12’ye yükseltmeyi ve evrensel posta kurallarına uygun standartlarda çalışmalarını sağlayacak Oracle Financials Accounting Hub (FAH) modülünü kullanabilmeyi hede edi ve bu süreçte Experteam’i yol arkadaşı olarak seçti. 2014 yılı Ekim ayında başlayan proje, 2016 yılı başında tamamlandı. Yükseltme projelerinin doğası gereği detaylı ve uzun bir proje süreci geçirdik, çünkü tüm katılımcılarla birlikte uyum içerisinde hareket etmemiz gerekiyordu. Bu sayede, Aras Kargo ve Experteam ekipleri olarak hep birlikte verimli ve sorunsuz bir test süreci geçirmeyi başardık. Tüm Aras Kargo anahtar kullanıcıları çok etkin bir şekilde projeye katıldılar. Bunun için hepsine ayrı ayrı teşekkür etmek gerekiyor. Özetle, projenin başarısını önce Aras Kargo anahtar kullanıcılarının etkin katılımına, Aras Kargo yöneticilerinin uzmanlıklarına, projeyi sahiplenmelerine ve projede yer alan teknik ekiplerin deneyimine borçlu olduğumuzu söyleyebiliriz.

Experteam, projede nasıl bir ekiple yer aldı?
OĞUZ TETİK (Geliştirme Merkezi Direktörü – Experteam): Experteam ekibi olarak Oracle EBS R12 sisteminin ayağa kaldırılması ve Oracle FAH modülünün devreye alınmasında görev aldık. Projeye, beşi fonksiyonel danışman, beşi yazılım geliştirici, ikisi Veritabanı Yöneticisi olmak üzere, hepsi Experteam çalışanı toplam 12 kişi atandı. Buna ek olarak Aras Kargo’dan da 21 kişilik bir ekip projede yer aldı.

Experteam ile Aras Kargo işbirliği ne zamana dayanıyor?
OĞUZ TETİK: Aras Kargo’ya 2012 yılından bu yana, yönetilen hizmetler organizasyonumuz çerçevesinde hizmet veriyoruz. Fonksiyonel destek, yazılım geliştirme, veritabanı yönetimi bu hizmetler kapsamında yer alıyor. Dolayısıyla Oracle EBS R11 sistemine de biz destek veriyorduk. Experteam olarak kendimizi Aras Kargo’nun iş ve çözüm ortağı olarak görmek istediğimiz için söz konusu R12 yükseltmesi ve Oracle FAH kurulumu projesinin başarısı bizim için kritik önem taşıyordu.

Sizi bu proje için farklı kılan neydi?
ÖZGÜR M. KALAY: Aras Kargo ERP sisteminin güçlü yanlarının yanı sıra geliştirmeye açık yanlarını da çok iyi biliyorduk. Bu bilgi, projeye sağladığımız katma değeri artıran bir unsur oldu.

Bu projede Oracle teknolojilerini kullanıyor olmak nasıl bir katma değer sunuyor sizce?

OĞUZ TETİK: Oracle, özellikle ERP tarafında çok güçlü bir teknoloji sağlayıcı, ancak özellikle finans ve FAH tarafında birinci sınıf katma değerli çözümler üretiyor. Aras Kargo’daki ihtiyaç, kaynak sistemlerden ERP’ye verinin esnek ve denetime açık, aynı zamanda kurgulanabilir bir şekilde aktarılması idi. Oracle FAH, Aras Kargo için son derece efektif ve verimli bir sonuç üretti.

Aras Kargo ile uzun yıllara dayanan bir işbirliğimiz var. Bu nedenle Aras Kargo sistemini tanıyor ve sistemin güçlü/ gelişime açık yönlerini çok iyi biliyorduk. Bu durum, projenin ele alınmasında ve değere odaklanılmasında avantaj sağladı. Proje süresince ekibimizden beş fonksiyonel danışman, beş yazılım geliştirici (Teknik Danışman) ve iki DBA (Veritabanı/Sistem Yöneticisi) etkin olarak görev aldı.

OĞUZ TETİK
Geliştirme Merkezi Direktörü Experteam

Aras Kargo, uzun süredir hizmet verdiğimiz ve sektöründe öncü konuma getirmek için danışmanlık sağladığımız değerli bir müşterimiz. R12’ye yükseltme ve Oracle FAH modülünün beklentilere uygun şekilde devreye alınması, bu doğrultuda projede yer alan tüm ekiplerin başarısı, Experteam’in stratejik bir katma değer sağlaması adına çok önemliydi.

ÖZGÜR M. KALAY Müşteri Yönetimi Müdürü – Experteam

Oracle ve iş ortakları, dünyanın her köşesinde Oracle E-Business Suite alt yapısı ile başarı hikayelerine imza atıyor. R12’ye yükseltme ve finans alanındaki başarısıyla öne çıkan Oracle FAH modülünün entegrasyonunu kapsayan bu proje ile son derece başarılı bir uygulama da Aras Kargo’da hayata geçirilmiş bulunuyor. Projeye teknolojilerimizle katkı sağlamaktan gurur duyuyor ve Aras Kargo ve Experteam ekiplerini başarılı çalışmaları nedeniyle kutluyoruz.

ÜLKÜ ÖZDOĞAN İş Uygulamaları Satış Yöneticisi – Oracle

Kategoriler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.